ID. 065-26022018-140726-048-02
Saya pertama kali terlibat dalam pengelolaan jurnal sejak akhir masa kuliah program magister. Waktu itu, saya diminta mengecek plagiasi naskah yang akan terbit. Jurnal masih belum online, namun koreksi naskah dari beberapa reviewer sudah memanfaatkan fungsi comments dan track changes pada Microsoft Word.
Keterlibatan saya secara penuh dalam pengelolaan jurnal dimulai beberapa bulan setelah ketua prodi sebelumnya, yang merupakan penanggungjawab jurnal, melanjutkan studi doktoral ke luar kota, sehingga saya diminta mewarisi tanggungjawab tersebut. Pada saat itu, jurnal masih berumur dua tahun dan masih berbasis cetak, meskipun pengelola sebelumnya juga sempat menyewa domain untuk menampilkan jurnal versi PDF pada website.
Sebagai pengelola jurnal yang masih baru, tentu saja saya mengalami kesulitan dalam mendapatkan naskah untuk terbitan edisi berikutnya. Apalagi, tim editor sebelumnya juga ‘bubar’; ada yang melanjutkan studi, beberapa yang lain diberikan tugas tambahan sebagai pejabat struktural, sehingga sulit meluangkan waktu untuk tugas pokok dan mengelola jurnal.
Saya akhirnya membentuk tim baru dengan anggota dua orang: saya dan seorang rekan dosen. Untuk memenuhi target terbit, saya meminta naskah dari dosen prodi (dosen baru yang ingin mengurus pangkat) dan beberapa rekan di institusi lain. Kami bekerja dengan tugas pokok meng- edit naskah yang ada supaya rapi lalu mencetak dan membagikannya kepada penulis.
Akhir tahun, kami mulai mengirimkan email call for paper kepada kawan di berbagai institusi. Saya juga mencoba mengirim email ke beberapa calon penulis di luar negeri, dengan modal alamat email dari beberapa conference proceeding. Pada akhirnya saya masih kesulitan mendapatkan naskah, sehingga berakibat molornya waktu terbit.
Migrasi ke OJS
Pusat TI teknologi informasi telah membuat website untuk jurnal dalam lingkup universitas dengan platform OJS. Kami diminta menyediakan naskah dalam bentuk file PDF untuk melengkapi data yang sudah terbit. Sayangnya, tidak semua data tersedia. Karena itu, kami memutuskan fokus beradaptasi dengan OJS untuk edisi ke depan, sambil memperbaiki data lama sedikit demi sedikit. Untuk tugas pengelolaan OJS, karena tidak ada yang bisa, mau tidak mau, saya lah yang harus mengerjakannya.
Mempelajari manajemen tata kelola jurnal dalam platform OJS ternyata tidak sesulit mempelajari tata kelola halaman facebook. Pernah terlibat dalam dunia penerbitan, alur pengelolaan jurnal telah saya pahami secara umum. Hanya saja, setiap proses pada alur itu mesti dikerjakan dengan tekun, cermat, dan teliti. Setiap proses itu mesti dijalani dengan terkadang mengorbankan beberapa hal: waktu, pikiran, biaya.
Untuk mengembangkan website, saya mulai mencari informasi di internet. Sebagai langkah pertama, saya mencontoh beberapa jurnal yang saya anggap baik. Saya mulai mencari tahu tentang indexing, mengapa harus diindeks, apa manfaatnya, dan lain-lain. Saya lalu mendaftarkan jurnal pada beberapa lembaga pengindeks. Dalam proses pendaftaran indexing itu, saya mendapati ada beberapa yang mengharuskan kita isi data manual, cukup merepotkan apabila harus isi satu per satu data artikel. Ada juga yang bagus alias simpel bagi pengelola, yaitu sistem harvesting atau OAI. Saya juga asing dengan istilah itu, maka mulailah kuliah google tahap kedua: mencari informasi tentang OAI dan metadata harvesting. Sedikit paham, banyak bingung, tetapi yang penting metadata jurnal sudah bisa di-harvest oleh pengindeks.
Melirik DOAJ
Sewaktu kuliah, saya sering menggunakan DOAJ sebagai sumber bahan bacaan dalam mengerjakan tugas. Saya melihat beberapa jurnal yang baik, terindeks di DOAJ. Oleh karena itu saya penasaran, mungkinkah jurnal kami bisa juga diindeks? Saya lalu mencoba mendaftar pada DOAJ, namun tidak berani melanjutkan pendaftaran setelah membaca form isian yang mengharuskan jurnal memiliki ISSN media online, jurnal kami belum memiliki itu.
Februari 2017, saya mencoba mendaftarkan jurnal ke DOAJ. Saya melengkapi informasi yang diminta DOAJ pada website, meniru dari beberapa jurnal yang dianggap baik. Terkadang harus googling untuk memastikan bahwa istilah yang diminta itu saya paham betul. Istilah tersebut antara lain, Creative Commons License, digital archiving, LOCKSS, text mining, dan Sherpa/Romeo. Yang terakhir itu, sampai sekarang saya belum paham gunanya apa. Dari hasil googling itu juga saya mengenal RJI, lalu belajar banyak dari forum RJI. Semua pengembangan website saya lakukan berbekal ilmu yang dibagi pada forum dan grup RJI.
Tepat 6 bulan setelah mendaftar, kami menerima email dari DOAJ bahwa telah disetujui untuk diindex. Kami lalu diminta mengisi metadata artikel pada website DOAJ dengan mengupload XML. Saya belum paham apa itu file XML, tetapi saya tahu bahwa file itu bisa diperoleh di OJS. Saya lalu mengupload metadata semua artikel lama, tanpa mengecek ulang keakuratan data. Akibatnya, ada yang salah tanggal, tahun, dsb.
Saya tetap aktif mengirim email call for papers. Selain itu, saya juga mengirim email call for reviewers. Anggota tim kami juga sudah bertambah menjadi 5 orang, meskipun tugas utamanya baru dilaksanakan ketika sudah ada naskah yang masuk-namanya editor. Jumlah anggota itu sudah cukup untuk keberlanjutan pengelolaan. Apalagi, beberapa calon reviewer yang telah saya undang melalui email, termasuk dari luar negeri, menyatakan bersedia dan telah terlibat pada beberapa artikel.
Kendala
Beberapa kendala kami alami dalam pengelolaan jurnal. Pertama, tentu saja klasik: artikel yang masuk masih sangat jarang. Banyak rekan, dari kampus sendiri maupun dari institusi lain yang masih menganggap pengelolaan jurnal hanya mulai dari naskah, edit, cetak, terbit. Sehingga pertanyaan sama selalu berulang: “Kapan terbit? Saya mau masukkan artikel.” Kalau pun ada rekan yang bilang mau masukkan artikel, umumnya artikelnya belum dikirim sampai tiba jadwal terbit. Selain itu, masih banyak yang malas atau enggan masukkan naskah pakai OJS.
Kedua, rekan-rekan tim redaksi belum banyak paham tata kelola melalui OJS, sehingga keterlibatan penuh hanya pada editing dan proof- reading artikel. Segala kelengkapan informasi di website, termasuk data terbitan lama dan akun penulis yang belum submit lewat OJS, dibuatkan oleh saya sendiri.
Ketiga, tidak ada alokasi dana dari kampus, sehingga pengelolaan (biaya cetak, biaya pengiriman, dan honor editor) hanya bersumber dari anggaran HR penulis yang nyaris tidak cukup. Selain itu, tidak ada anggaran untuk pengembangan website. Namun, kami bersyukur kampus telah memfasilitasi pengurusan DOI melalui layanan yang diberikan RJI.
Keempat, dari sisi kebijakan, pimpinan masih belum melirik secara serius pengelolaan jurnal. Semua prodi disarankan mengelola jurnal, tanpa mempertimbangkan sumberdaya yang dimiliki masing-masing prodi. Akibatnya dosen baru atau dosen yang tidak tahu jurnal, diminta menjadi pengelola jurnal. Padahal kalau jurnal mau maju, pimpinan redaksi harus orang yang punya pengalaman banyak dalam publikasi, khususnya internasional bereputasi.
Berbagi, giatkan publikasi.
Indonesian
English