Pengelola Teknis vs. Pengelola Proses

ID. 017-24022018-160621-013-02

Saya bergabung dalam tim pengelola jurnal hanya dengan berbekal pengalaman teknis instalasi jurnal elektronik yang biasa dikenal dengan OJS. Kami menerapkan pengelolaan secara terpisah, yakni  teknis dan proses. Pengelola proses diberikan kepada pengelola jurnal yang lebih menguasai tata kelola jurnal. Baru satu tahun ini saya mengelola jurnal. Seiring berjalannya waktu, muncul berbagai pertanyaan seputar jurnal, baik pertanyaan dari pengelola lain maupun dari diri sendiri. Ternyata jurnal yang saya kelola membutuhkan peningkatan terkait proses pengelolaan serta cara mengirim naskah sampai terbit. Masih banyak sekali pertanyaan terkait proses mengelola jurnal elektronik ini. Untuk mendukung pengelolaan yang lebih baik lagi, kami mengikuti sesi training  dari  RJI.  Pertemuan  pertama  kami  terjadi  saat  kegiatan  RJI  di Sidoarjo pada bulan April 2017. Materi yang dibahas tentang teknis instalasi, layout, dan konfigurasi.

Dari sisi teknis, kami mengalami kesulitan dalam menerapkan beberapa filter untuk menangani gangguan dari luar, yaitu beberapa kali terjadi proses hacking terhadap server. Sampai saat tulisan ini dibuat, kami sedang berusaha untuk melakukan proses upgrade dari OJS 2.4.8 menuju OJS 3.1.0. Perubahan sistem dengan teknologi terbaru ini dilakukan untuk menjamin kelancaran dan keamanan proses.

Selama ini, pengelola bagian teknis masih kurang mendapat perhatian dari seluruh tim yang ada. Kami hanya terlihat ketika layanan mengalami masalah. Ketika layanan berjalan dengan lancar, kami dilupakan. Seperti apakah seharusnya posisi kami sebagai support teknis terkait layanan jurnal elektronik yang kami kelola?!

Ada beberapa pengelola yang bertanya terkait seluruh proses yang ada pada OJS. Pertanyaan tersebut menjadi pengetahuan baru bagi kami. Sekiranya ada pertanyaan yang belum terjawab, kami akan segera mencari tahu jawabannya. Ada juga pengelola yang tidak mengurusi jurnal yang diamanahkan kepada mereka. Apakah ada cara khusus untuk mengatasi tipe pengelola jurnal yang demikian?

Bagaimana cara mengelola informasi agar dapat untuk menjawab pertanyaan dari pengelola lain? Apakah disediakan dokumentasi teknis, dokumentasi alur untuk pengelola lain? Semoga keberadaan RJI dapat menjadi acuan bagi kami; para pengelola jurnal elektronik dalam menemukan solusi terkait berbagai permasalahan yang ada, baik masalah teknis maupun proses.

*Penulis adalah peserta TOT Relawan Jurnal Indonesia