Solo, 14 Juni 2025 — Relawan Jurnal Indonesia (RJI) kembali menggelar Workshop Nasional yang telah lama dinantikan oleh para pengelola jurnal ilmiah di Indonesia. Mengusung tema “Praktik Custom Notifikasi Email dan Optimalisasi Sistem Keamanan pada OJS 3”, kegiatan ini berlangsung pada Sabtu, 14 Juni 2025, bertempat di Hotel Fave Solo Baru. Acara ini dihadiri oleh pengelola jurnal, dosen, pustakawan, serta berbagai pihak yang terlibat dalam dunia publikasi ilmiah.
Workshop diawali dengan sesi materi dasar bertajuk “Optimalisasi Sistem Keamanan pada OJS 3” yang disampaikan oleh Dr. Akhmad Anwar Dani, M. Sos.I., pakar sistem informasi dan keamanan siber. Dalam paparannya, Dani menegaskan bahwa “tidak ada sistem yang benar-benar aman,” namun dengan pemahaman dan pengelolaan yang tepat, risiko serangan terhadap sistem Open Journal Systems (OJS) dapat diminimalkan secara signifikan.
Salah satu topik utama yang dibahas adalah pengaturan server dan pengamanan akses data. Para peserta dibekali pengetahuan praktis mengenai aktivasi SSL untuk mengenkripsi data yang dikirimkan, serta pentingnya memastikan koneksi yang aman antara pengguna dan server. Selain itu, Dani juga menyoroti pentingnya pemisahan antara folder data OJS dan folder publik guna melindungi file-file sensitif dari akses yang tidak sah. Peserta workshop juga diperkenalkan pada berbagai konfigurasi web server seperti Nginx dan Caddy, yang dapat digunakan untuk memperkuat perlindungan terhadap file dan sistem OJS. Tak kalah penting, pengelola jurnal diingatkan untuk rutin memperbarui plugin dan sistem OJS mereka, serta menghindari pemasangan plugin dari sumber yang tidak terpercaya, karena dapat menjadi celah bagi ancaman keamanan.
Sesi kedua dilanjutkan dengan pemaparan materi “Custom Email Notifikasi pada OJS 3” oleh Dr. Warto, M. Kom., pakar dalam bidang pengelolaan jurnal ilmiah. Dalam pemaparannya, beliau menjelaskan bahwa meskipun OJS telah menyediakan berbagai template email otomatis, kustomisasi email sangat diperlukan untuk meningkatkan profesionalisme dan efisiensi dalam pengelolaan jurnal.
Materi ini mencakup panduan lengkap dalam membuat dan mengatur template email otomatis untuk berbagai peran, seperti penulis, editor, dan reviewer, yang digunakan dalam seluruh tahapan penerbitan—mulai dari pengajuan artikel, proses review, hingga publikasi. Salah satu bagian yang paling menarik adalah pemanfaatan sistem untuk mengotomatisasi dokumen administrasi seperti Surat Keterangan Submit Artikel hingga Kwitansi Pembayaran Article Processing Charge (APC), yang biasanya memerlukan waktu lama jika dikerjakan secara manual. Dengan menggunakan alat seperti Google Form Publisher, peserta diajarkan cara membuat dokumen administrasi yang terintegrasi langsung dengan email yang dikirimkan melalui sistem OJS.
Lebih lanjut, Warto juga membagikan teknik untuk menampilkan template email secara lebih profesional, seperti dengan menambahkan logo jurnal, informasi kontak pada bagian footer, dan tanda tangan otomatis. Peserta dilatih untuk menyusun template email yang lebih informatif, yang mencakup elemen-elemen penting seperti judul artikel, tanggal pengajuan (submission), hingga status naskah terkini. Terakhir, Warto juga menekankan pentingnya menjaga struktur dan efisiensi dalam setiap komunikasi melalui email, baik kepada reviewer, editor, maupun penulis. Dengan melakukan kustomisasi terhadap template email, pengelola jurnal dapat memastikan seluruh proses berjalan lebih lancar, terorganisir, dan menciptakan komunikasi yang lebih jelas serta profesional antara seluruh pihak yang terlibat dalam publikasi ilmiah.
Melalui workshop ini, Relawan Jurnal Indonesia menegaskan komitmennya untuk terus mendukung peningkatan kapasitas para pengelola jurnal di Indonesia. Pembekalan terkait pengelolaan sistem yang aman, efisien, dan inovatif menjadi langkah strategis dalam menghadapi tantangan publikasi ilmiah di era digital. Dengan materi yang aplikatif serta bimbingan langsung dari para narasumber berpengalaman, RJI berharap para pengelola jurnal dapat mengimplementasikan praktik terbaik yang selaras dengan standar internasional, sekaligus mendorong kemajuan ekosistem publikasi ilmiah di Indonesia.
RJI: Berbagi, Giatkan, Publikasi!
Website: relawanjurnal.id
Tiktok: relawanjurnal.id
Instagram: relawanjurnal_id
Facebook: Relawan Jurnal Indonesia
YouTube: Channel RJI
WhatsApp: 08170240689
Twitter: relawanjurnalid
PSPI: pusatstudi_rji
Supervisi : supervisi_jurnal_rji
LSP : lsp_pie
